EUROFOUND (Reg. 127/19) (cee66)
Soggetti interessati:
Commissione ed Agenzie UE, Ufficio europeo per lotta antifrode (OLAF), Stati membri, parti sociali
Iter procedurale:
Istituita con Reg. 127/19 la Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro (EUROFOUND), con sede a Dublino, sotto forma di Agenzia UE, che agisce in ogni Stato membro con la più ampia capacità riconosciuta alle persone giuridiche dalle norme nazionali (compreso acquisto/alienazione di beni immobili e “stare in giudizio”). EUROFOUND:
a)sostiene la Commissione, Agenzie ed Istituzioni UE, Stati membri, parti sociali nella elaborazione ed attuazione delle politiche volte al miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro, elaborando politiche per l’occupazione e promuovendo il dialogo sociale;
b)promuove e diffonde le conoscenze, fornisce dati e servizi, agevola la condivisione delle conoscenze tra UE ed i soggetti nazionali impegnati nella elaborazione delle politiche del lavoro;
c)analizza gli sviluppi e fornisce le analisi comparative delle politiche, quadri istituzionali, pratiche occupazionali negli Stati membri ed in altri Paesi;
d)raccoglie dati ed analizza le tendenze di: condizioni di vita e lavoro; mercato del lavoro;
e)analizza lo sviluppo delle relazioni industriali (v. dialogo sociale) a livello di UE e Stati membri;
f)svolge o commissiona studi e ricerche sugli sviluppi socio economici e relative politiche;
g)realizza, su richiesta della Commissione, progetti pilota ed azioni preparatorie;
h)offre un forum di incontro per lo scambio di esperienze ed informazioni tra governi, parti sociali ed altre parti interessate a livello nazionale;
i)gestisce strumenti e banche dati da mettere a disposizione dei decisori politici, parti sociali, mondo accademico ed altri parti interessate;
j)definisce una strategia di relazioni con i Paesi Terzi e le Organizzazioni internazionali riguardo alle questioni di sua competenza;
k)conclude accordi di cooperazione con altre Agenzie UE;
l)mantiene, nell’eseguire i compiti affidati, un dialogo costante con gli Organismi specializzati (pubblici e privati) nazionali ed internazionali, Autorità pubbliche, Organismi accademici e di ricerca, Organizzazioni dei datori di lavoro e dei lavoratori, altre Agenzie UE (in particolare CEDEFOP e EU-OSHA), al fine di promuovere sinergie e complementarietà nelle attività intraprese, evitando duplicazione di interventi
Commissione nell’adottare le decisioni politiche tiene conto degli studi effettuati o che può eseguire EUROFOUND
EUROFOND è gestito tramite:
– Consiglio di amministrazione, composto da: 1 rappresentante di ogni Stato membro; 1 rappresentante delle Organizzazioni dei datori di lavoro per ogni Stato membro; 1 rappresentante delle Organizzazioni dei lavoratori per ogni Stato membro; 3 rappresentanti della Commissione UE; 1 esperto indipendente nominato dal Parlamento Europeo (ogni membro ha diritto di voto e ad essere rappresentato da un supplente in caso di sua assenza). Membri del Consiglio e loro supplenti sono nominati in base alla loro conoscenza in materia di politiche sociali e del lavoro, competenze amministrative e di bilancio, esperienze nell’ambito dei compiti istituzionali di EUROFOUND, cercando di assicurare un equilibrio tra uomini e donne. Membri, al momento del loro insediamento, sottoscrivono una dichiarazione attestante di non trovarsi in una situazione di conflitto di interessi (dichiarazione da aggiornare in caso di cambiamento della situazione), che viene pubblicata sul sito web di EUROFOUND. Mandato dei membri è di 4 anni, rinnovabile (In caso di dimissioni, membri restano in carica fino alla loro sostituzione). Nell’ambito del Consiglio sono costituiti 3 gruppi, composti rispettivamente da rappresentanti dei Governi, delle Organizzazioni dei datori di lavoro, delle Organizzazioni dei lavoratori (ogni gruppo designa un proprio coordinatore, anche non interno al Consiglio, che partecipa ai lavori di questo senza però avere diritto di voto, in modo da rendere più efficiente l’applicazione delle deliberazioni all’interno del gruppo e tra i gruppi stessi). Consiglio svolge seguenti funzioni:
a)fornire orientamenti strategici sulle attività di EUROFOUND;
b)adottare (a maggioranza dei 2/3 dei membri con diritto di voto) il programma pluriennale/annuale di lavoro ed il bilancio annuale di EUROFOUND e loro eventuali modifiche sostanziali, tenendo conto della programmazione delle risorse annuali, nonché della modifica della programmazione strategica qualora necessaria (v. assegnazione di nuove attività a EUROFOUND). Consiglio può delegare il Direttore ad apportare modifiche non sostanziali al programma;
c)adottare il bilancio di EUROFOUND che diventa definitivo dopo l’approvazione del bilancio UE (Qualsiasi modifica apportata al bilancio ed alla pianta organica segue analoga procedura);
d)adottare la relazione annuale sulle attività svolte, con valutazione della loro efficacia, da inviare entro il 1 Luglio al Parlamento Europeo, Consiglio, Corte dei Conti e da pubblicare;
e)adottare, previa consultazione della Commissione, le regole finanziarie da applicare a EUROFOUND;
f)adottare una strategia antifrode, tenendo conto dei rischi, costi e benefici delle relative misure da adottare;
g)adottare norme per la prevenzione e gestione dei conflitti di interesse inerenti sia ai membri ed esperti indipendenti di EUROFOUND, sia ad altro personale non assunto;
h)adottare ed aggiornare piani di comunicazione e di divulgazione in base alle analisi delle esigenze (piani da riportare nel documento di programmazione di cui alla lettera b);
i)adottare il proprio regolamento interno e quello del Comitato esecutivo, in cui definire le modalità di voto (in particolare i casi in cui un membro può agire per conto di un altro);
j)esercitare potere di nomina e di conclusione dei contratti di assunzione del personale;
k)adottare idonee disposizioni per attuare lo statuto dei funzionari e di altri agenti;
l)nominare il Direttore esecutivo, prorogandone eventualmente il mandato o revocandolo;
m)nominare il responsabile contabile (indipendente nell’esercizio delle sue funzioni), a cui applicare lo statuto dei funzionari;
n)istituire e sciogliere i Comitati consultivi, adottandone i regolamenti interni;
o)monitorare la situazione vigente, tenendo conto delle osservazioni e raccomandazioni derivanti dalle relazioni di audit e dalle indagini di OLAF;
p)adottare la strategia per le relazioni con i Paesi Terzi e le Organizzazioni internazionali riguardo alle questioni di competenza di EUROFOUND, autorizzando la conclusione di accordi di cooperazione con queste;
q)delegare al Direttore esecutivo poteri di nomina (fissate anche le condizioni di sospensione in circostanze eccezionali di questa, in particolare per periodi di tempo limitati)
Consiglio delibera a maggioranza dei membri aventi diritti di voto, compreso il Presidente ed i supplenti intervenuti in assenza del titolare
– Direttore esecutivo è nominato dal Consiglio di amministrazione sulla base di un elenco di candidati proposti dalla Commissione, seguendo una procedura di selezione trasparente. Il candidato selezionato deve fare una dichiarazione davanti al Parlamento Europeo e rispondere alle domande dei deputati. Contratto con il Direttore è stipulato dal Presidente del Consiglio di amministrazione ed ha validità di 5 anni. Prima di tale scadenza, Commissione valuta l’operato del Direttore, tenendo conto di: risultati conseguiti; “compiti e sfide future di EUROFOUND”. Consiglio di amministrazione, in base a tale valutazione, può rinnovare il contratto per altri 5 anni (non è ammesso ulteriore rinnovo) o rimuovere Direttore dal suo incarico. Decisioni relative al Direttore sono approvate dal Consiglio a maggioranza di 2/3 dei membri con diritto di voto. Direttore esercita le sue funzioni in piena indipendenza, “senza accettare istruzioni da alcun Governo od altri Organismi”, riferendo (su richiesta) al Parlamento Europeo ed al Consiglio ed inviando una relazione annuale al Consiglio di amministrazione sull’esercizio delle sue funzioni, quali:
a)responsabile legale di EUROFOUND, di cui è soggetto gestore dell’attività corrente;
b)esecutore delle decisioni adottate dal Consiglio di amministrazione;
c)decisore in materia di gestione delle risorse umane (personale);
d)gestore delle strutture interne e di eventuali loro modifica in base a: esigenze connesse alle attività di EUROFOUND; sana gestione di bilancio;
e)esecutore del bilancio di EUROFOUND. Al riguardo invia ogni anno all’Autorità di bilancio qualunque informazione utile sui risultati gestionali conseguiti per le procedure di valutazione;
f)esecutore della selezione e nomina del Direttore aggiunto, che lo assiste nello svolgimento delle sue funzioni e dell’attività di EUROFOUND;
g)redattore del documento di programmazione pluriennale ed annuale da inviare, previa consultazione della Commissione, entro il 31 Gennaio al Consiglio di amministrazione per la sua approvazione e successiva trasmissione alla Commissione, Parlamento Europeo e Consiglio (Analoga procedura seguita in caso di suo aggiornamento). Programma di lavoro, che diviene definitivo dopo approvazione del bilancio UE, comprende:
- obiettivi, risultati attesi, indicatori di prestazione;
- descrizione delle azioni da finanziare, incluse misure per aumentare l’efficienza (evidenziare le azioni aggiunte, modificate, soppresse rispetto all’esercizio precedente), facendo in modo da evitare sovrapposizioni con la programmazione di altre Agenzie;
- indicazione delle risorse finanziarie necessarie in totale e distinte per singola attività;
- possibili azioni (e risorse correlate) inerenti a relazioni con Paesi Terzi ed Organizzazioni internazionali;
h)esecutore del documento di programmazione e redattore del rendiconto del programma al Consiglio;
i)redattore della relazione annuale sull’attività di EUROFOUND da inviare al Consiglio. Direttore invia a Corte dei Conti ed al Consiglio di amministrazione risposte alle osservazioni formulate sulla relazione annuale entro il 30 Settembre successivo;
j)trasmettitore, su richiesta del Parlamento Europeo, di tutte le informazioni necessarie al corretto svolgimento della procedura di discarico per l’esercizio in questione da attuarsi prima del 15 Maggio dell’anno N+2 per il bilancio dell’anno N
k)creatore di un sistema di rendicontazione che sintetizzi l’esito di tali valutazioni;
l)redattore delle bozze inerenti alle regole finanziarie di EUROFOUND;
m)redattore del piano di azione che recepisce le conclusioni riportate nello audit, nelle valutazioni interne ed esterne, nelle indagini di OLAF, nel rendiconto dei progressi compiuti. Piano da inviare 2 volte/anno alla Commissione e periodicamente al Consiglio di amministrazione e Comitato esecutivo;
n)redattore della bozza dello stato di previsione delle entrate e spese di EUROFOUND (compresa la sua pianta organica, di cui deve garantire l’equilibrio di genere) per l’esercizio finanziario successivo, da inviare al Consiglio di amministrazione, che la adotta e la trasmette entro il 31 Gennaio alla Commissione UE, affinché la inserisca nel progetto di bilancio generale della UE. Bozza è basata su: obiettivi e risultati previsti dal programma annuale; risorse finanziarie necessarie per raggiungere questi. Autorità di bilancio autorizza gli stanziamenti a titolo di contributo del bilancio UE e la pianta organica di EUROFOUUND;
o)garante degli interessi finanziari della UE mediante applicazione di: misure preventive e di controllo contro frode, corruzione ed ogni altra attività illecita; azioni di recupero delle somme indebitamente corrisposte se rilevate irregolarità; sanzioni amministrative e finanziarie “effettive, proporzionate, dissuasive”;
p)redattore di una strategia antifrode da inviare al Consiglio di amministrazione per la sua approvazione;
q)redattore della strategia di cooperazione con altre Agenzie UE, anche mediante la definizione di accordi;
r)istitutore di eventuali Uffici di collegamento a Bruxelles (previo accordo della Commissione UE, Consiglio di amministrazione, Stato membro interessato) per approfondire la cooperazione di EUROFOUND con altre istituzioni UE
– Presidente eletto dal Consiglio di amministrazione, insieme a 3 VicePresidenti (in rappresentanza rispettivamente degli Stati membri, delle Organizzazioni dei datori di lavoro, delle Organizzazioni dei lavoratori), a maggioranza di 2/3 dei membri con diritto di voto. Carica di Presidente e VicePresidenti ha durata di 1 anno (rinnovabile), salvo loro decadenza dal Consiglio. Presidente convoca almeno 1 volta/anno (o su richiesta della Commissione UE, o di almeno 1/3 dei membri del Consiglio) il Consiglio, alle cui riunioni partecipa anche: Direttore esecutivo (senza diritto di voto); altre persone invitate “il cui parere possa essere rilevante“; rappresentanti dei Paesi dell’Associazione europea di libero scambio (in qualità di osservatori)
– Comitato esecutivo assiste il Consiglio di amministrazione con il compito, in particolare, di:
a)preparare le decisioni che dovranno poi essere adottate dal Consiglio;
b)monitorare, insieme al Consiglio, il seguito dato alle osservazioni/raccomandazioni provenienti dai risultati delle relazioni di audit e dalle indagini di OLAF;
c)consigliare il Direttore esecutivo nell’attuazione delle decisioni del Consiglio, in modo da rafforzare il controllo sulla gestione amministrativa e di bilancio di EUROFOUND;
d)prendere, in caso di urgenza, decisioni provvisorie per conto del Consiglio (v. sospensione del potere di nomina delegato all’Autorità preposta, questioni di bilancio)
Comitato esecutivo è composto da: Presidente (che lo presiede); 3 VicePresidenti; coordinatore dei gruppi (con il compito di informare i componenti del proprio gruppo in merito alla discussione avvenuta in seno al Comitato); 1 rappresentante della Commissione; Direttore esecutivo (senza diritto di voto). Comitato dura in carica 2 anni (rinnovabile), fermo restando che la durata dei suoi componenti è connessa a quella del loro mandato come membri del Consiglio.
Comitato si riunisce almeno 3 volte/anno, o a seguito della richiesta del Presidente o dei suoi componenti
– Comitati consultivi istituiti dal Consiglio di amministrazione, con il compito, in stretta collaborazione con questo e con il Comitato esecutivo, di:
a)fornire consulenza circa la elaborazione ed attuazione dei progetti di ricerca;
b)monitorarne i progressi nella fase della loro attuazione;
c)valutarne i risultati conseguiti;
d)fornire consulenza in merito alla divulgazione dei risultati, così da favorire la più ampia partecipazione alle attività di EUROFOUND
Coordinatori dei gruppi provvedono alla nomina dei membri dei Comitati consultivi e sovrintendono alla loro partecipazione, in conformità al regolamento interno del Consiglio di amministrazione, che può sciogliere tali Comitati “in linea con le priorità indicate nei documenti di programmazione di EUROFOUND”
– contabile è tenuto ad inviare:
a)entro il 1 Marzo successivo, i conti provvisori per l’esercizio finanziario di EUROFOUND alla Corte dei Conti ed al contabile della Commissione UE, che li invia, consolidati con i conti della Commissione UE, alla Corte dei Conti entro il 31 Marzo successivo
b)entro il 1 Luglio successivo, i conti definitivi dell’esercizio in questione, elaborati a seguito delle osservazioni della Corte dei Conti e corredati dal parere del Consiglio di amministrazione (a cui vengono trasmessi dal Direttore esecutivo) al Parlamento Europeo, Consiglio, Commissione, Corte dei Conti. Conti definitivi sono pubblicati su U.CE entro il 15 Novembre successivo
c)entro il 31 Marzo successivo, una relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio di EUROFOUND al Parlamento Europeo, Consiglio, Commissione UE, Corte dei Conti
– personale, a cui ai applica lo statuto dei funzionari delle istituzioni UE, compresi i relativi privilegi ed immunità, fermo restando l’obbligo di rispettare la trasparenza nelle attività eseguite e le norme sulla privacy
– esperti nazionali distaccati od altro personale non alle dipendenze di EUROFOUND
EUROFOUND aderisce all’accordo UE relativo alle indagini interne svolte da OLAF, al fine di accertare l’esistenza di frode, corruzione ed altre attività illecite lesive degli interessi finanziari di UE, in relazione alle sovvenzioni o contratti finanziati da questo
Corte dei Conti UE svolge il ruolo di revisore contabile, attuabile mediante controllo in loco ed amministrativo su tutti i beneficiari di sovvenzioni e contratti definiti con EUROFOUND
Accordi di cooperazione con Paesi Terzi, Organizzazioni internazionali, nonché contratti ed atti con cui EUROFOUND concede sovvenzioni debbono sempre contenere disposizioni che autorizzano la Corte dei Conti ed OLAF ad effettuare revisioni contabili ed indagini
EUROFOUND adotta norma di sicurezza equivalenti a quelle della Commissione UE “per scambio, trattamento e conservazione delle informazioni” in suo possesso
Responsabilità contrattuale di EUROFOUND è regolata dalle leggi vigenti per il “contratto in causa”, con Corte di Giustizia UE che è competente a giudicare nel merito dei contratti stipulati da EUROFOUND, nonché delle controversie relative al risarcimento di eventuali danni (EUROFOUND è tenuto a risarcire i danni causati dai suoi servizi o personale nell’esercizio delle loro funzioni)
EUROFOUND effettua valutazioni ex ante ed ex post sui programmi ed attività aventi ”spese significative”. Commissione, entro il 21/2/2024 (poi ogni 5 anni), effettua una valutazione dei risultati conseguiti da EUROFOUND, “in relazione ai suoi obiettivi, al suo mandato ed ai suoi compiti” (a tal fine consultati i membri del Consiglio di amministrazione e le altri parti interessate), anche nell’intento di modificare il “mandato di EUROFOUND con le relative conseguenze finanziarie”. Commissione presenta una relazione sulla valutazione eseguita al Parlamento Europeo, Consiglio, Consiglio di amministrazione e ne rende pubblici i risultati
Attività di EUROFOUND è soggetta alle indagini del Mediatore Europeo
Se necessario al conseguimento dei suoi obiettivi, EUROFOUND, previa autorizzazione del Consiglio di amministrazione e della Commissione UE, può istituire accordi di collaborazione con le Autorità competenti di Paesi Terzi e le Organizzazioni internazionali, senza che questo implichi obblighi giuridici per UE o Stati membri
EUROFOUND è aperto alla partecipazione di Paesi Terzi che hanno concluso accordi con la UE, dove specificata la “natura, portata, modalità di partecipazione di questi alle iniziative di EUROFOUND”, comprese disposizioni su contributi finanziari e personale fornito.
EUROFOUND definisce accordi con lo Stato membro, in cui risulta ubicata la propria sede, evidenziando le strutture che questo mette a disposizione (comprese scuole multilingue per i familiari del personale ed adeguati trasporti) e le norme applicabili al Direttore, Consiglio di amministrazione e personale di EUROFOUND operante in tale Stato
Entità aiuto:
Entrate di EUROFOUND sono costituite da: contributo UE; eventuali contributi volontari degli Stati membri; diritti percepiti per le pubblicazioni o per ogni altro servizio fornito da EUROFOUND; eventuali contributi di Paesi Terzi partecipanti a EUROFOUND
Spese di EUROFOUND sono costituite da: spese per il personale; spese amministrative e per le infrastrutture; spese operative
Entrate e spese di EUROFOUND iscritte nel bilancio annuale debbono sempre risultare in pareggio